Comment réaliser un plan de veille internet pour un événement [Infographie]

Pour les professionnels du Marketing et de la Communication, un des projet les plus intéressants à mener est la réalisation d’un événement. En réussissant à bien coordonner un ensemble d’éléments (le lieu, les intervenants, le repas, la communication, la gestion des imprévus, les aspects technologiques et beaucoup d’autres) il est possible d’attirer de nombreux participants, avant, pendant mais aussi après l’événement.

Tous ont un objectif commun : augmenter la visibilité et améliorer la réputation de la marque. Mesurer l’impact d’un événement n’est possible qu’avec une veille Internet efficace qui prend en compte l’ensemble des étapes de l’événement. Voici donc un résumé des étapes pour suivre l’impact d’un événement :

Ce tableau a été réalisé en fonction des étapes du plan de veille détaillé dans le livre blanc : " 5 étapes pour réaliser un plan de veille efficace : objectifs, sujets, sources, mesure et partage des résultats ". En voici donc les différentes étapes.

La veille avant l’événement.

Les objectifs
Ici, les objectifs sont d’avoir le plus de visibilité pour attirer un maximum de participants, mais aussi réussir à attirer l’attention de la presse et/ou des blogueurs. Les actions de communication destinées à présenter le programme de l’événement et les intervenants sont fondamentales ; il faut créer des contenus autour de ces thématiques et chercher des influenceurs qui vous aideront à diffuser vos communications.

Les sujets à suivre
La marque (afin de voir si il y a eu, ou non, une augmentation des mentions avec l’organisation de l’événement), le nom de l’événement (mieux vaut éviter d’avoir un nom trop général afin de ne pas avoir trop de bruit dans la veille), le(s) hashtag(s) de l’événement, les intervenants (en les reliant à la marque ou au nom de l’événement). Par exemple : " Rémi Douine " AND " Webinar stratégie de contenu et influenceurs ". En cas de collaboration avec des influenceurs, il est également intéressant et pertinent de veiller ces derniers de la même manière que la veille des intervenants.

Les sources
Cela dépend des canaux qui seront utilisés pour communiquer, mais de manière générale il faut suivre les réseaux sociaux, blogs et médias. S’il s’agit d’un événement de grande envergure, comme Le Web, il faut être exhaustif au niveau des sources. Cependant, pour les événements à échelle locale, mieux vaut se concentrer sur la veille des blogs et médias locaux afin de diminuer le bruit inutile.

Les métriques
A savoir, mesurer les résultats pour les objectifs fixés avant l’événement : le nombre de mentions et combien d’influenceurs ont communiqué sur l’événement.

Le partage des résultats
Ici, les résultats de la veille servent surtout à augmenter la visibilité de l’événement afin d’attirer les participants. C’est-à-dire, republier les mentions obtenues, celles des influenceurs, des médias, blogs etc.

La veille pendant l’événement

Les objectifs
Le principal avantage des événements est qu’avec les nouvelles technologies, il est facile d’élargir la communication de l’événement, afin de ne pas toucher uniquement les participants mais aussi une audience externe. Il est donc important de préparer des actions de communication qui permettent aux participants de partager le contenu qu’ils reçoivent pendant l’événement (utiliser des hashtags, des retransmissions en streaming, des publications en temps réel dans l’espace dédié à la presse etc. ). Le principal objectif de l’équipe de communication pendant l’événement est d’augmenter la visibilité de celui-ci.

Les sujets
Les sujets à suivre sont les mêmes que ceux avant le lancement de l’événement, mais il faut apporter plus d’attention au ressenti des participants par rapport aux intervenants, aux installations et sur l’organisation de l’événement en général. Cela permet de détecter d’éventuels problèmes et tenter de les résoudre.
Petit focus sur l’utilisation de plusieurs hashtags pendant l’événement (des hashtags différents pour chaque conférence) : il faut suivre l’ensemble des hashtags pour pouvoir récupérer l’intégralité des retombées. Générer un rapport sur leur utilisation permet par la suite de voir si il faut continuer à les utiliser (parfois il y a d’autres hashtags utilisés spontanément par l’audience) ou si il faut se concentrer sur un hashtag unique. Cette infographie réalisée suite à l’événement ReputationWar met en avant un tag cloud avec les mots les plus utilisés de l’événement.

Les sources
Pendant l’événement, les réseaux sociaux sont les canaux les plus utilisés, grâce à leur aspect " temps réel " et la facilité qu’ils donnent aux participants pour partager non seulement du texte, mais aussi des images ou des vidéos. Il ne faut cependant pas oublier complètement les blogs, car certains articles peuvent être publiés pendant l’événement (exemple de l’article de Camille Jourdain le jour de ReputationWar). Les comptes sur les réseaux sociaux de l’événement (ou de la marque) doivent être attentifs à ce genre de publications pour pouvoir les relayer rapidement.

Les métriques
En plus des mentions des sujets suivis, il faut aussi mesurer l’activité que génère l’événement, afin de mesurer l’intérêt des utilisateurs pour les différents contenus et l’organisation de l’événement.

Le partage des résultats
Les résultats de la veille permettent d’améliorer la visibilité de l’événement et toucher des personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement.
La veille après l’événement

Les objectifs
Un des objectifs des événements est d’avoir un impact positif sur la réputation de l’entreprise. Le reporting de l’événement permet d’évaluer la rentabilité de celui-ci et voir quel a été le succès des actions menées pour améliorer la réputation de l’entreprise.

Les sujet à suivre
Après l’événement, les hashtags ne sont plus si importants ; ils vont être de moins en moins utilisés. D’où l’importance de se concentrer sur la marque, le nom de l’événement, les intervenants et le nom de leurs conférences.

Les sources
Vu que l’objectif de cette étape est de voir les impacts sur la réputation de l’entreprise, il faut ici se concentrer sur les médias et blogs qui peuvent reprendre ce qui s’est passé pendant l’événement.

Les métriques
Suivre les mentions, surtout les positives, permet de se rentre compte de l’impact de l’événement sur la réputation de la marque. Le reporting doit aussi inclure des métriques quantitatives comme l’AVE (équivalent publicitaire) ou le niveau d’influence des blogueurs qui ont parlé de l’événement. Le nombre de participants donne une bonne vision du succès global de l’événement.

Le partage des résultats
Enfin, pour démontrer l’impact de l’événement à la direction, aux clients ou au reste de l’équipe, il faut adapter la revue de presse pour la proposer dans un format agréable et facile à lire, et qui puisse mélanger les différents formats des retombées (videos, tweets, blogs, médias online et offline etc.).

Pour conclure, durant la préparation d’un événement , le département de communication ou marketing doit également préparer un plan de veille qui permette non seulement de mesurer les différentes étapes de l’événement, mais aussi de savoir quelles sont les actions qui fonctionnent et pouvoir prendre en compte ces résultats pour les actions futures.

Avez-vous d’autres suggestions pour réaliser la veille d’un événement ? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire !