Para cualquier departamento de relaciones públicas y comunicación una de las fases fundamentales de su trabajo es la de generación de informes y reporte de resultados.
La digitalización ha facilitado inmensamente la recopilación de datos acerca de los consumidores: sus intereses, necesidades, perfil demográfico o reacción frente a nuestras campañas resulta información básica para definir la estrategia de cualquier equipo de marketing y comunicación. También las relaciones públicas han evolucionado en el tipo de métricas de medición y análisis que de ellas se puede extraer para obtener conclusiones e insights tangibles. Sin embargo, es importante saber poner en valor dicha información, no solo para facilitar una toma de decisiones rápida y efectiva, sino también para ofrecer una mayor visibilidad interna acerca de los resultados y cobertura de relaciones públicas.
Según un informe reciente de Kantar Media, para un 76% de los profesionales del marketing y la comunicación, la medición cross-channel sigue suponiendo un reto.
A continuación hablaremos acerca de tres fórmulas o formatos para reportar el éxito de tu estrategia de PR que puedes utilizar para ofrecer diferentes niveles de información a tu equipo interno.
Índice
Resúmenes semanales de las menciones más relevantes
OBJETIVO: Compartir un resumen periódico y rápido de menciones de forma interna. Identificar de forma rápida objetivos alcanzados u/o menciones inesperadas.
TARGET: Equipo interno de relaciones públicas y comunicación.
Uno de los primeros niveles de información que precisa cualquier departamento de relaciones públicas es un resumen de menciones periódico. Un formato que nos ofrezca visibilidad acerca del impacto inmediato que tienen nuestros esfuerzos de PR de forma semanal o bi-semanal y que pueda integrar los resultados en medios online, impresos e incluso en redes sociales.
Una newsletter o email automático recurrente te ayudará a recopilar este nivel de información que no solo será útil para mantenerte al tanto de la evolución de tus resultados, sino incluso para involucrar y ofrecer visibilidad a los niveles superiores de la compañía.
En esta infografía recopilamos los 5 beneficios principales de este tipo de formato para compartir tu cobertura de relaciones públicas:
Ejemplo de Newsletter de cobertura generada en la plataforma de Launchmetrics
Coverage Books o revistas de prensa con tu cobertura de relaciones públicas por categoría y/o formato
OBJETIVO: Compartir un resumen de prensa de menciones "pre-seleccionadas", fácil de leer, categorizado y para determinados periodos de tiempo (mensual, trimestral...). Ofrecer visibilidad global sobre los resultados obtenidos por el equipo de PR.
TARGET: Jefes de departamento o de otros equipos dentro de tu compañía.
Toda estrategia de PR se basa en empujar los esfuerzos del departamento de prensa y comunicación hacia diferente ángulos sobre los que una marca debe o puede posicionarse. Por ejemplo: la promoción de portavoces de la compañía, noticias corporativas, lanzamientos de producto o colecciones, etc. E incluso a veces, estos objetivos se basan en la cobertura obtenida por canal (medios online, impresos y redes). Es por ello que resulta importantísimo, compartir los resultados obtenidos en base a dichos objetivos de visibilidad marcados a inicios de año.
Un Coverage Book o revista de prensa interactiva es la mejor manera de hacer esto, ya que no solo te permitirá agrupar tus menciones por categorías, sino que podrás compartirlo fácilmente a través de un enlace con diferentes interlocutores o stakeholders de tu empresa. La posibilidad de editar y seleccionar las menciones más relevantes del periodo, te permitirá compartir exactamente lo que te interesa con otros jefes de departamento para ofrecer visibilidad global acerca de los resultados fruto del esfuerzo del equipo de RR.PP.
Ejemplo de edición de un Coverage Book en Launchmetrics
Informes trimestrales de análisis de tu estrategia
OBJETIVO: Compartir un informe detallado por campaña o periodo (trimestral, semestral, anual) acerca de los resultados globales de PR y comunicación. Analizar la dirección de la estrategia y sus resultados generales.
TARGET: Jefe o responsables del departamento de PR/Comunicación.
Según el tipo de campañas de relaciones públicas que lleves a cabo dentro de tu marca, será necesario no solo compartir un resumen de prensa internamente, sino también llevar a cabo un análisis más exhaustivo acerca de la evolución de tu cobertura, las principales menciones y publicaciones obtenidas por canal, o el Media Impact Value™ o valor en medios alcanzado trimestre a trimestre.
Un informe periódico o por campaña que incluya toda esta información será perfecto para ofrecer ese detalle más estratégico de la evolución de los esfuerzos de tu equipo o departamento de prensa y comunicación. Además, utilizar este documento de manera trimestral, semestral o por campaña, te permitirá llevar a cabo una toma de decisiones en relación a los resultados obtenidos con respecto a los objetivos marcados a inicios de año.
Te dejo aquí abajo un ejemplo del tipo de informes que utilizan nuestros clientes:
¿Utilizas ya este tipo de informes en tu departamento de PR o comunicación?, ¿hay otras necesidades a nivel interno a la hora de compartir tu cobertura de relaciones públicas que no hayamos contemplado...? Te invito a darte una vuelta por la página de nuestro software de monitorización de PR en el que encontrarás todos los detalles sobre este tipo de informes para equipos de relaciones públicas.
By Gina GulbertiVICE PRESIDENT OF MARKETING
Gina es una apasionada del storytelling, la creatividad y las estrategias digitales. Desde Madrid dirige un equipo de 'marketers' muy cracks como Vice President of Marketing del grupo Launchmetrics. En paralelo, Gina es cofundadora de la comunidad global de b2bmarketers.com y da clases sobre Inbound Marketing en diversas escuelas de negocio.
