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Cómo hacer un plan de monitorización en Internet para eventos [Infografía]

Iván Campos

Para quienes trabajamos en Marketing o comunicación uno de los proyectos más interesantes en los que podemos estar involucrados es la organización de eventos. A través de lograr la combinación de una serie de elementos (lugar, ponentes, catering, comunicación, gestión de incidentes, tecnología, y un gran etcétera) podemos llegar a un número relevante de personas, tanto antes, durante como después del evento. En mi vida profesional he participado en la organización de diferentes tipos de eventos:

  • Organizando jornadas de conferencias para Activa Internet, en QDQ Media.
  • Celebrando eventos con clientes, bloggers y prensa para el lanzamiento de eltenedor.es te Guía en Barcelona
  • Poniendo en marcha webinars para profesionales de la comunicación en Launchmetrics, tanto en España como en Francia.
  • Organizando y planificando Influence One en Launchmetrics, el primer evento dedicado al marketing de influencers

Todos estos eventos han tenido un objetivo común: Incrementar la visibilidad y mejorar la reputación de la marca. La medición del impacto que puede generar un evento, solo puede llegar con una correcta monitorización en Internet de lo que pasa en todas las etapas del evento y para compartir mi experiencia sobre este tema, he desarrollado el siguiente resumen para el plan de monitorización online para eventos:

Monitorización-en-Internet-para-enventos

Monitorización antes del evento

Objetivos

En esta de planificación y organización del evento, los objetivos están centrados en que el evento en sí tenga gran visibilidad de cara a conseguir más asistentes, pero también lograr atraer la atención de la prensa o bloggers. Por esto, son fundamentales las acciones de comunicación centradas en hablar de lo que sucederá durante el evento, quiénes serán los ponentes; debemos generar contenido alrededor de la temática y buscar influencers potenciales con los que trabajar para amplificar la comunicación. Así por ejemplo realizamos la web de Influence One, nuestro evento anual sobre comunicación.

Temas a monitorizar

La marca en sí (para poder evaluar el aumento – o no- de menciones), el nombre del evento (aconsejable que no sea fácilmente confundible con otro tema y así no tener demasiado ruido en los resultados de la monitorización), hashtag(s) del evento, ponentes (relacionándolos con el nombre de la marca y/o el nombre del evento. Ejemplo: “Verónica Cobos” AND “Webinar comunicación y moda” para el webinar que realizamos en Launchmetrics). Seguramente nos apoyaremos de influencers para amplificar la comunicación del evento. En caso de colaborar con alguno en particular, te recomiendo hacer un seguimiento similar que con los ponentes.

Fuentes

Dependerá de los canales que se utilicen para comunicar, pero de manera general monitorizaremos las redes sociales, blogs y medios. En caso de tratarse de grandes eventos, como puede ser el Mobile Congress Barcelona, tendremos que ser exhaustivos en las fuentes. Sin embargo, en eventos locales, es probable que para eliminar el ruido tengamos que concentrar la monitorización en medios y blogs locales justamente.

Métricas

Se basan en medir los objetivos principales en la fase previa al evento, el número de menciones y también el número de influencers que promueven el evento.

Compartir los resultados de la monitorización

En esta fase los resultados de la monitorización se utilizarán sobre todo de cara al público con el objetivo principal de aumentar la visibilidad del evento. Es decir, re-publicar las menciones que se hagan sobre el evento, las publicaciones de influencers, difundir las publicaciones de medios y blogs, etc.

Monitorización durante el evento

Objetivos

Como comenté al inicio del post, la ventaja principal que nos ofrecen los eventos que se realizan hoy en día es que, a través del uso de las nuevas tecnologías, podemos amplificar la comunicación del evento llegando así no solo a los asistentes del mismo sino a una audiencia externa. Para ello debemos preparar acciones de comunicación que permitan a los asistentes compartir el contenido recibido durante el evento (uso de hashtags, vídeo en streaming o aplicaciones como Periscope que permiten estas acciones, publicaciones en tiempo real en el espacio para prensa, etc.). En conclusión, el principal objetivo del equipo de comunicación, durante el evento, es la visibilidad global del mismo.

Temas

Las temáticas en este nivel son similares a las que utilizamos previamente al evento, pero aumentando el interés de conocer lo que los asistentes piensan sobre la ponencia, las instalaciones, y en general sobre la organización del mismo, para poder resolver problemas que puedan surgir y así sean solucionados.

Especial atención al seguimiento de hashtags en caso que utilicemos uno diferente para cada conferencia: tendremos que incluir todos éstos en nuestra herramienta de monitorización para tener el total de los impactos. También es importante generar informes de su uso para evaluar si continuamos usándolos o no en futuros eventos o si es mejor utilizar un hashtag global. Un buen ejemplo de uso de multi-hashtags lo vemos con el Evento Blogger España (EBE). Ellos utilizan varios hashtags debido a que varias ponencias se realizan al mismo tiempo.

Fuentes

En este nivel, las redes sociales cobran mayor importancia dado el factor de “tiempo real” y a la facilidad que tienen para que los asistentes puedan compartir no solo texto, sino también imágenes o vídeos del evento. Además, es importante tomar en cuenta a bloggers como Fernando Maciá si lo tenéis en vuestro evento :), que es capaz de hacer posts resumen de cada una de las charlas como las que vemos aquí del Search Day del OMWeek. Las cuentas de las redes sociales del evento (o de la marca) deben estar atentas a este tipo de publicaciones para poder difundirlas en el momento de la publicación.

Métricas

Además de las menciones en sí de los temas que monitorizamos, debemos tener como métrica la actividad que genera el evento,de cara a identificar el interés de los usuarios en el contenido y organización del evento.

Compartir los resultados de la monitorización

Los resultados de la monitorización deben servir para amplificar la visibilidad del evento en sí y así llegar a personas que no han asistido al evento.

Monitorización después del evento

Objetivo

Cuando planificamos y organizamos un evento de comunicación nuestro principal objetivo será generar un impacto positivo en la reputación de la empresa. Terminado el evento, podremos generar un informe de comunicación que nos permita evaluar la rentabilidad de todas las acciones puestas en marcha de cara a mejorar nuestra reputación corporativa.

Temas a monitorizar

Pasado el evento, los hashtags tienen menos importancia, debido a que su uso irá disminuyendo hasta ser cero. Nos concentraremos en la marca, el nombre del evento, los ponentes y el nombre de sus ponencias, en caso que lo tengan.

Fuentes

Debido a que el objetivo en esta fase es medir la evolución de la reputación corporativa, nos concentraremos en la monitorización de blogs y medios que puedan hacerse eco de lo que sucedió en el evento, y reduciendo el enfoque en las redes sociales.

Métricas

Menciones, pero sobre todo positivas que puedan ayudarnos a demostrar el valor del evento en la reputación de la empresa. El informe de reputación se complementará con métricas cuantitativas como el VPE (Valor publicitario estimado) o el nivel de influencia de bloggers que hablen del evento. También, el número de asistentes finales, nos dará una visión del éxito global del evento.

Compartir los resultados de la monitorización

Para finalizar, y poder demostrar el impacto del evento a la dirección de la empresa, al cliente, o al resto del equipo, es necesario adaptar nuestra revista de prensa a un formato que sea agradable y rápido para leer, y que además pueda combinar diferentes formatos de impactos (vídeos, tweets, blogs, medios online y offline, etc.) En conclusión, en la preparación de un evento, el departamento de comunicación debe realizar también un plan de monitorización que permita, además de medir los puntos adecuados de cada fase, saber qué acciones poner en marcha en cada momento para poder cumplirlos y aprender de cara a próximas acciones.

¿Tienes alguna sugerencia adicional para monitorizar un evento en Internet? Déjanos tu comentario 🙂

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Iván CamposMarketing professional

Previamente, Responsable de marketing digital en AUGURE y eltenedor.es. Co-fundador de Soeasytocook.com

Y tú ¿qué opinas?Cuéntanos tu punto de vista, sugerencias, o cualquier comentario que quieras dejarnos relacionado con este contenido

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