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Cómo organizar un evento con influencers

Irene Martínez

Este post es el resumen del webinar que realizamos el 28 de septiembre de 2016 sobre “Cómo organizar un evento con influencers”

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento? Seguro que más de un responsable de comunicación y relaciones públicas se ha enfrentado a esta pregunta cuando ha decidido llevar a cabo estas acciones como parte de sus estrategias. En este #LaunchmetricsWebinar damos respuesta a esta pregunta y te hablamos de los 7 pasos necesarios que las marcas deben tener en cuenta cuando organizan un evento.

¿Por qué son importantes los eventos para tu marca?

Esta es la pregunta que deben resolver las personas encargadas de realizar estas acciones antes de ponerse manos a la obra con su gestión. Esta práctica, compartida por los departamentos de marketing y comunicación, es muy útil para lograr diferentes objetivos. Así por ejemplo, un evento es importante para las relaciones públicas a la hora de interactuar con otros profesionales del sector, de crear contactos aprovechando al máximo el networking, etc.

También es el mejor momento para utilizar las redes sociales retransmitiendo todo lo que va ocurriendo (utilizando Facebook Live, Instagram Stories, Periscope, etc.) e interactuando en Twitter para luego intentar desvirtualizar relacioness. En definitiva, el Social Media es clave en los eventos para divulgar y compartir todo el contenido que se va generando en torno al mismo.

El contenido es clave y por ello es fundamental crear posts relacionados con el evento ya sea antes o después, con entrevistas a los participantes, resúmenes, infografías, etc. Esto te ayudará a generar tráfico hacia tu web 😉

Y, por supuesto, algo muy importante de lo que no podemos olvidarnos es de la parte de lead generation. Los eventos nos ayudan a generar oportunidades de negocio ya que cuando alguien se registre en nuestro evento también estamos alimentando nuestra base de datos. A partir de este momento debemos estudiar un poco más en profundidad si esos nuevos contactos (o no tan nuevos) interesados en nuestro evento podrían ser un potencial cliente en el futuro.

Ahora que sabes cómo pueden ayudar los eventos a tu estrategia te damos otro dato:

“Un 45% de los profesionales de la comunicación utilizan los eventos para establecer relaciones con influencers” Estatus de las relaciones sobre influencers.

De esta manera puedes ver que este tipo de acciones son fundamentales para tus estrategias de comunicación y marketing de hoy en día, no solo para tu departamento, sino también para otros como ventas y los más cercanos a los clientes.

Pero cuando hablamos de eventos ¿hablamos del mismo tipo de acciones a las que estábamos acostumbrados en las tradicionales relaciones públicas? A partir de ahora debemos empezar a diferenciar entre aquellos eventos destinados a periodistas y aquellos que están dedicados a influencers. En función del grupo al que queramos dirigirnos llevaremos a cabo diferentes acciones: para los primeros, ruedas de prensa y pases de prensa; y para los segundos, blogtrips y acciones experienciales.

Un dato interesante es que en el caso de eventos con periodistas se están probando nuevas fórmulas como son las ruedas de prensa 2.0. Ya sabemos que estos profesionales cada vez disponen de menos tiempo para consumir información y por ello les resulta muy útil recurrir a lo digital gracias a recursos y herramientas como Periscope, Hangounts y webinars.

¿Cómo empezamos a organizar un evento con influencers?

Ahora que sabes de la importancia de organizar este tipo de acciones es clave tener en cuenta qué pasos hay que seguir para llevarlas a cabo. En el webinar te lo describimos con mayor detalle, pero aquí te dejamos los 7 puntos principales:

Define los objetivos de tu evento

No se trata de organizar un evento simplemente por hacerlo, sino que debe haber una razón para llevarlo a cabo como puede ser:

  • El lanzamiento de un nuevo producto.
  • Un nuevo posicionamiento en el que queremos situar a nuestra marca.
  • Etcétera.

Y a la vez, dentro de estos objetivos debemos fijar unas metas claras que queremos alcanzar.

  • ¿Conseguir una mayor notoriedad para tu marca?
  • ¿Impulsar los mensajes sobre un nuevo producto mediante la cobertura que van a hacer los influencers?
  • ¿Conseguir nuevos leads de un ámbito específico?
  • ¿Establecer y fortalecer relaciones con influencers?

Planifica el contenido de tu evento

No hablamos únicamente de escribir un post resumen tras el evento, nos referimos a planificar todo el contenido relacionado con el evento como tal: desde que publicamos una web o una landing page con toda la información del mismo, hasta todo el material gráfico que se va a utilizar durante el evento (photocall, merchandising, etc.).

En el webinar te hablamos de 4 eventos que han llevado a cabo marcas como Cointreau, Fendi y LUSH que te servirán de inspiración 😉

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Cómo crear nuestras listas de influencers

Define qué influencers y periodistas quieres que asistan a tu evento. La creación de estos listados dependerán en gran parte de:

  • Los objetivos de tu evento.
  • La temática.
  • La audiencia final sobre la que quieres impactar.

Comunica. Ten claro lo que quieres transmitir

Ahora que hemos visto ejemplos de eventos llega el momento de ver cómo debe ser el contenido que vamos a generar en torno al mismo:

  • Diferente y original.
  • Debe ofrecer un valor real.
  • Cuenta historias sobre tu marca.
  • Construye experiencias.
  • Conéctalo con lo social. Aprovecha todo el potencial que ofrecen las redes sociales para conectar con evento con tu comunidad.

Incentiva la participación de tus influencers en tu evento

Sabiendo quiénes son tus influencers clave, ¿cómo comienzas a interactuar con ellos? Personaliza tus comunicaciones y aporta un valor extra a tus influenciadores para captar su atención y conseguir que asistan a tu evento. En este punto es importante destacar que debes incentivar su participación en todas las fases del evento:

  • Antes: genera expectación.
  • Durante: crea experiencias.
  • Después: provoca la necesidad de repetir.

Cómo medir el resultado de tus eventos

Si en la primera fase definías tus objetivos, también debes tener claros cuáles son tus KPIS, aquellas métricas que te ayudarán a definir si consigues lo que te habías propuesto al principio del evento o no.

Cuida la relación tras el evento

No te pienses que una vez que has celebrado tu evento con influencers ya has terminado con todo el trabajo. Queda lo más difícil: saber cómo cuidar la relación con influencers y mantener el contacto con el objetivo de fortalecer ese vínculo.

Tu checklist de eventos

Con todo listo, llega el momento de comprobar si tienes atados todos los cabos de tu evento y por ello te dejamos nuestra checklist sobre organización de eventos donde podrás ver otros aspectos como la organización de temas de logística, el seating plan de los invitados y el check-in de los asistentes.

Y ahora que te hemos hablado de manera muy resumida de los 7 pasos que debes seguir para organizar tu evento con influencers, llega el momento de ver nuestro webinar 😉 Solo tienes que hacer clic aquí y podrás disfrutarlo. ¡Nos vemos en el próximo!

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Irene MartínezMarketing professional

Y tú ¿qué opinas?Cuéntanos tu punto de vista, sugerencias, o cualquier comentario que quieras dejarnos relacionado con este contenido

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