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Trois rapports RP pour démontrer le succès de votre couverture RP

Julia Cohen

Pour tout service de relations publiques et de communication, l’une des phases fondamentales de son travail est la génération de rapport de couverture des relations publiques et la communication des résultats.

La digitalisation a facilité la collecte de données sur les consommateurs : leurs intérêts, leurs besoins, leur profil démographique et leurs réactions aux campagnes sont des informations de base pour définir la stratégie de toute équipe marketing et communication. Les relations publiques ont également évolué dans le type de mesures et d’indicateurs d’analyse qui peuvent en être tirés pour obtenir des conclusions tangibles et des insights. Cependant, il est important de pouvoir utiliser ces informations à bon escient, non seulement pour faciliter une prise de décision rapide et efficace, mais aussi pour offrir une plus grande visibilité interne sur les résultats et la couverture des RP.

Selon un rapport récent de Kantar Media, la mesure cross-canale reste un défi pour 76% des professionnels du marketing et de la communication.

Ci-dessous, nous discuterons de trois formules ou formats pour exposer le succès de votre stratégie RP que vous pouvez utiliser pour fournir différents niveaux d’informations à votre équipe interne.

Résumés hebdomadaires des mentions les plus pertinentes 

OBJECTIF : Partager en interne un résumé bref et périodique des mentions. Identifier rapidement les objectifs atteints et/ou les mentions inattendues.

CIBLE : Équipe de relations publiques et de communication interne.

L’un des premiers niveaux d’information requis par tout service de relations publiques est un résumé des mentions régulières. Un format qui nous donne une visibilité sur l’impact immédiat de nos efforts RP sur une base hebdomadaire ou bi-hebdomadaire et peut intégrer les résultats dans les médias en ligne, imprimés et même sur les réseaux sociaux.

Une  newsletter ou un e-mail automatique vous aidera à collecter ce niveau d’informations qui sera non seulement utile pour vous tenir au courant de l’évolution de vos résultats, mais aussi pour impliquer et donner de la visibilité aux niveaux supérieurs de l’entreprise.

Dans cette infographie, nous compilons les cinq principaux avantages de ce type de format pour partager votre couverture des relations publiques :

Exemple d’une newsletter de couverture générée sur la plateforme Launchmetrics :

Rapports de couvertures ou magazines avec votre couverture RP par catégorie et/ou format:

OBJECTIF : Partager un résumé de presse de mentions « pré-sélectionnées » facile à lire, catégorisé et sur certaines périodes (mensuelles, trimestrielles, etc…). Offrir une visibilité globale sur les résultats obtenus par l’équipe RP.

CIBLE : Responsables de service ou autres équipes au sein de votre entreprise.

Chaque stratégie RP est basée sur la poussée des efforts du service presse et communication vers différents angles sur lesquels une marque doit ou peut se positionner. Par exemple : promotion des porte-parole de l’entreprise, actualités de l’entreprise, lancements de produits ou collections de produits, etc… Parfois, ces objectifs sont même basés sur la couverture obtenue par canal (en ligne, presse écrite et média sociaux). Il est donc extrêmement important de partager les résultats obtenus sur la base de ces objectifs de visibilité fixés en début d’année.

Réaliser un rapport de couverture ou une revue de presse interactif est la meilleure façon de le faire, car il vous permettra non seulement de regrouper vos mentions par catégories, mais vous pourrez également les partager facilement via un lien avec différents interlocuteurs ou parties prenantes de votre entreprise. La possibilité de modifier et de sélectionner les mentions les plus pertinentes de la période définie vous permettra de partager exactement ce qui vous intéresse avec les autres responsables de service afin de fournir une visibilité globale sur les résultats de l’équipe RP.

 

Exemple d’édition d’un rapport de couverture avec Launchmetrics :

couverture des relations publiques

Exemple d’un Coverage book de Launchmetrics

Rapports trimestriels d’analyse stratégique

OBJECTIF : Partager un rapport détaillé par campagne ou période (trimestriel, semestriel, annuel) sur les résultats globaux des RP et de la communication. Analyser l’orientation de la stratégie et ses résultats globaux.

CIBLE : Responsable(s) du service RP / Communication.

En fonction du type de campagnes de relations publiques que vous menez au sein de votre marque, il sera non seulement nécessaire de partager un résumé de presse en interne, mais également de réaliser une analyse plus approfondie de l’évolution de votre couverture, des principales mentions et publications obtenues par canal, de votre Media Impact Value ™ ou de la valeur média atteinte trimestre par trimestre.

Un rapport régulier ou segmenté par campagne qui comprend toutes ces informations sera parfait pour fournir ce détail plus stratégique de l’évolution des efforts de votre équipe ou du service presse et communication. De plus, l’utilisation de ce document sur une base trimestrielle, semestrielle ou par campagne vous permettra de prendre des décisions concernant les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés en début d’année.

Voici un exemple du type de rapports que nos clients utilisent :

informe relaciones publicas

Utilisez-vous déjà ce type de reporting dans votre service RP ou communication? Existe-t-il d’autres besoins internes lors du partage de votre couverture RP dont nous n’avons pas parlé ? Je vous invite à consulter la page de notre logiciel de monitoring RP où vous trouverez tous les détails sur ce type de reporting pour les équipes RP.

couverture des relations publiques

Julia Cohen

Julia est créatrice de contenu et rédactrice d’articles mode. Elle est diplômée d’un Master en Communication de la LSE et a également étudié le Mandarin et le Chinois. Elle vit à Londres, où elle a travaillé pour de nombreuses marques de mode et de cosmétiques.

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