Organiser des événements en personne en toute sécurité aujourd'hui: de l’enregistrement sans contact aux plans de salle digitalisés

Gina Gulberti

Nous savons tous à quel point 2020 a été une année critique pour l’industrie en raison de la pandémie de Covid-19. Des milliers de campagnes ont dû être retardées voire annulées, les magasins ont été fermés pendant des mois et bien sûr, de nombreux événements physiques, dont la Fashion Week, ont dû être suspendus. Et depuis lors, la gestion d’événements a été une tâche des plus ardues pour de nombreux services marketing et de relations publiques.

Parallèlement, une porte s’est ouverte pour les événements virtuels. L’industrie a commencé à expérimenter toutes les possibilités de ce nouveau format, qui n’était jusqu’alors qu’un simple complément à l’espace physique pour le secteur. Launchmetrics était un partenaire stratégique de la Fédération de la Haute Couture et de la Mode à Paris, afin de s’assurer que la semaine de la Haute Couture et la Fashion Week Homme étaient encore d’actualité, même si elles ont été présentées sous un format virtuel en Juin 2020.


Une donnée très représentative montrant l’intérêt croissant des événements virtuels, peut être observée dans l’augmentation des avis G2, qui ont augmenté de plus de 2700% depuis Mai 2020:

Gérer des événements de type phy-gital

Lors de la dernière saison présentée en juin, la marque italienne Armani a opté pour une présentation en présentiel; Valentino et Saint Laurent ont elles aussi réinstaurées des présentations physiques lors de leurs premiers événements après la pandémie. De plus, la plupart des Fashion Weeks de cette saison prévoient d’associer des défilés en personne à une série de contenus digitaux publiés sur leurs plateformes en ligne.


« I don’t think that the solution is to rely entirely on digital… Fashion Week is a fundamental social occasion for the sector… It must remain a network that brings together the big and the small, and offer them all, at the same time, the possibility to present their work. »

Giorgio Armani, March 2021

Cependant, l’industrie a constaté que les événements physiques sont nécessaires, même avec un public très limité et restreint. Quels sont par conséquent les principaux défis auxquels nous sommes confrontés dans l’organisation d’événements physiques aujourd’hui ?

  • Physique, mais réduit. Les nombreuses restrictions dans le monde entier (distanciation sociale, masques, etc.) rendent les événements uniquement possibles avec un très petit nombre de participants. Mais s’il y a quelque chose que nous avons appris au cours de la dernière année, c’est que les plateformes digitales peuvent être un outil très influent afin d’amplifier ces événements, de maximiser leur impact et de s’adresser à des publics dans le monde entier, quelles que soient les restrictions physiques.
  • Trouver les bons alliés technologiques. Être présent en ligne pour approfondir l’impact de vos événements physiques ne signifie pas simplement se contenter d’avoir un compte Instagram ou Facebook et de publier sur les réseaux sociaux. L’organisation d’une diffusion virtuelle en direct nécessitera une logistique appropriée. Vous aurez également besoin d’outils pour mesurer l’impact cross-canal, cross-Voice et cross-market de la même manière que vous suivez l’efficacité des événements physiques avec le pourcentage de fréquentation finale. Pour le digital, vous aurez besoin de comprendre parfaitement les performances de vos stratégies à 360 degrés.
  • La sécurité de vos invités lors d’événements physiques est plus importante que jamais. L’organisation de petits événements physiques donnera un aspect d’exclusivité à vos événements. Cependant, vos participants doivent néanmoins se sentir à l’aise et en sécurité. En effet, quelles que soient les restrictions dans les différentes villes, chaque individu a une sensibilité très différente suite à la pandémie qu’il faudra prendre en compte. Par conséquent, plus que jamais, vous ne pouvez PAS vous permettre d’erreurs d’organisation ou de logistique.

Pour toutes ces raisons, il existe des outils et des technologies qui peuvent vous aider à gérer et à maintenir le contrôle de vos événements de façon homogène.

Trois façons d’offrir à vos invités une expérience sécurisée lors d’événements physiques

Accès sécurisé sans contact à vos défilés

L’ère des invitations papier et des échanges physiques à l’entrée du salon est révolue. Après la pandémie, il est important d’éviter tous processus manuels pour la sécurité sanitaire de vos invités. Les codes-barres ou la technologie RFID peuvent vous aider à générer une expérience beaucoup plus fluide à l’entrée de vos événements. Imaginez que vos invités aient accès à l’événement avec l’aide simple d’un code-barre sur leurs téléphones portables qui serait facilement scanné par le personnel; Ou que les cartons d’invitations aient une étiquette RFID intégrée et cachée: simplement en ayant leur carton invitation dans la main, les antennes à l’entrée du lieu enregistreraient automatiquement l’invité. Aucun contact, aucun échange, sécurité optimale assurée.

Un plan de salle et une attribution automatique des place

Un autre processus fastidieux lors d’événements physiques est l’attribution des sièges. Avoir une, voire plusieurs personnes dédiées à cette étape, en utilisant un plan de salle imprimé, qui passe de mains en mains et à une période où la distance sociale est indispensable, reste à éviter. 

En digitalisant votre processus d’entrée au défilé, vous pouvez automatiser de nombreux processus, comme par exemple l’attribution des sièges. Imaginez que vos invités, une fois enregistrés, reçoivent automatiquement la rangée et l’emplacement de leur siège sur leur téléphone portable – c’est rapide et efficace, n’est-ce pas ?

Seating plan example in Launchmetrics

Matériel de campagne ou distribution immédiate de la collection par e-mail

Nous connaissons tous les changements de dernière minute susceptibles de survenir lors de l’organisation d’un défilé. Le début du défilé peut être retardé de quelques minutes, le cocktail d’après peut nécessiter un changement d’accès, etc. Ainsi, avoir un système digital mis à jour en temps réel, vous permettra de communiquer de manière immédiate avec tous vos invités afin de leur transmettre des informations directement sur leurs téléphones portables.

Vous n’avez plus à vous soucier de devoir gérer ces situations fastidieuses en face à face, ou d’avoir un assistant RP pour leur courir après. En quelques clics, vous pourrez communiquer avec eux et leur envoyer les informations nécessaires.

De plus, il est important de garder à l’esprit qu’avec un outil de gestion d’événements, vous pourriez programmer la distribution de votre matériel de collection dès la fin du défilé (images de chaque look, vidéo du défilé, détails de la collection, contacts presses…) et même connecter cet e-mail de communication à un showroom virtuel qui permettra, grâce à la plateforme, à vos invités d’envoyer directement leur demande de shoppings.

Example of virtual and customizable showroom in Launchmetrics

Comme vous avez pu le constater, les événements en présentiel sont toujours possibles malgré les restrictions dues à la pandémie. Grâce à la digitalisation de certains processus, qui étaient auparavant faits manuellement, vous pourrez garantir la sécurité de vos invités.

Aussi, avec un pourcentage élevé de professionnels déclarant qu’ils perçoivent toujours un fort intérêt à assister à des événements de types physiques ou phy-gital selon Statista, il sera essentiel de prendre en compte tous ces éléments.

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