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Quand la Reine est assise à côté de Anna Wintour : Construire un plan de salle optimal

Lisa Avvocato

Vous vous demandez comment votre marque peut organiser un événement générateur de buzz pour gagner en visibilité ? Un exemple : La Reine Elizabeth assise à côté de Anna Wintour pendant la Fashion Week de Londres. L’important est de créer un plan de salle unique et optimal.

Toutefois, organiser un plan de salle est un aspect moins glamour de la planification d’événements et peut s’avérer très frustrant. Il s’agit d’une tâche complexe ; entre savoir qui asseoir côte à côte, les changements de dernière minute, ou encore un VIP qui n’aurait pas de place attitrée, l’affaire peut vite devenir épuisante. Heureusement, les plans de salle virtuels peuvent vous aider à créer une expérience idéale pour vos invités, presque sans stress pour vous.

Éviter un plan de salle désastreux

Organiser un événement, peu importe le niveau de préparation en amont, engendre toujours un lot de surprises inattendues : Des invités qui confirment leur présence après la date limite, ou des célébrités qui demandent des places supplémentaires pour leur entourage. Ces changements de dernière minute impliquent de réorganiser rapidement le plan de salle, ce qui augmente le risque de commettre des erreurs ; comme placer une star ambassadrice d’une marque à côté d’un journaliste de magazine à scandale à la recherche d’un scoop, rendant ainsi l’événement cauchemardesque pour la célébrité.

Évitez les faux pas de dernière minute en utilisant un plan de salle virtuel qui vous permettra de réorganiser les invités, d’échanger les places en fonction des changements de statut et de vérifier facilement que les bonnes personnes sont bien assises côte à côte.

Vous serez certain que tous les invités seront satisfaits de leur place et vous éviterez un scénario catastrophe, comme asseoir Taylor Swift et Kanye West côte à côte par erreur.

Réunissez un public qui créera le buzz

Le meilleur moyen pour créer le buzz autour de votre événement est à travers vos invités. C’est pour cette raison qu’il est crucial de les placer de manière à favoriser les conversations. Les plans de salle virtuels vous permettent de classer et d’organiser facilement vos invités avec un code de couleurs : Personnalités, éditeurs, blogueurs, acheteurs, influenceurs – pour les repérer en un clin d’œil.

De cette manière, vous éviterez de placer côte à côte des éditeurs de publications concurrentes, ou un VIP au dernier rang. Le codage par couleurs vous aide aussi à placer un mélange stratégique d’invités à chaque table ou dans chaque section, afin de déclencher des conversations et éventuellement de créer le buzz.

Gardez la réputation de votre marque intacte en créant une expérience inoubliable pour chaque type d’invités grâce à un placement optimal. Bien que cette tâche puisse paraître simple dans le processus de la planification d’un événement, la manière dont vos invités percevront votre événement ou votre marque dépendra de votre plan de salle.

Dupliquez votre plan de salle pour votre prochain événement

Dans le secteur de la mode, du luxe et des cosmétiques où tout va à toute allure, il n’y a jamais le temps de se reposer. Après chaque grand événement, il faut déjà planifier le suivant. Gardez vos plans de salle, vous gagnerez du temps pour préparer votre prochain événement.

En vous servant d’une archive virtuelle, vous pouvez facilement dupliquer vos meilleurs plans de salle et les adapter pour organiser un événement futur. Si cela peut s’avérer compliqué pour une grande marque comme Chanel, qui réaménage constamment le Grand Palais pour ses défilés, cette technique peut se révéler parfaite pour les lancements de produits ou les dîners avec des plans de salles similaires.

 

Organiser un événement

Reproduisez simplement votre dernier plan de salle puis ajoutez des tables ou des rangées supplémentaires au besoin. Vous obtiendrez un plan de salle idéal en un rien de temps.

Header Image: People.com

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Lisa AvvocatoVP Product Marketing

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