Come strutturare e mantenere aggiornato il database giornalisti

Il database giornalisti è, per qualsiasi team comunicazione, la base delle sue attività. Prima di lanciare un progetto, infatti, bisogna stabilire degli obiettivi: a quali media o giornalisti vogliamo rivolgerci? Ci interessa di più apparire su online e social media o puntiamo ai media tradizionali? Come vogliamo essere citati su questi media? Si tratta di una valutazione iniziale che ci permetterà di ottimizzare i nostri sforzi quando aggiorneremo i contatti del nostro database.

Vuoi evitare gli errori più comuni che si commettono nel gestire un database giornalisti? Prendi nota di questi suggerimenti per migliorare la qualità del tuo database.

Segmentare i contatti

Per organizzare al meglio il database devi iniziare con lo stabilire livelli o categorie. Non solo generiche per definire media offline, online, generalistici e specializzati, ma anche sottocategorie che ti permettano di costruire dei gruppi più piccoli in funzione di campagne di comunicazione più specifiche.

Ad esempio, se la tua impresa lavora nella moda, il tuo database probabilmente sarà diviso in grandi segmenti del tipo: riviste di moda offline, programmi TV, media online, influencer, etc. Senza dubbio, la cosa più utile in ciascuno di questi segmenti sarebbe quello di stabilire delle sottocategorie del tipo “accessori”, “rubriche”, etc. Tieni conto che all’interno della stessa testata possono esserci diverse sezioni e, quindi, giornalisti che si dedicano nello specifico ad una di queste. Riuscire a differenziarli renderà il lavoro più agile in caso di aggiornamenti e farà in modo che i nostri messaggi siano ancora più efficaci.

Con la piattaforma Launchmetrics puoi definire questa segmentazione grazie a parole chiave o etichette ed effettuare rapidamente e in automatico ricerche avanzate. In questo modo risparmierai il tempo necessario a fare le stesse ricerche manualmente.

Evitare lo spam

I media e i giornalisti ricevono ogni giorno un’infinità di comunicati stampa sui più svariati argomenti. La categorizzazione del database giornalisti diventa, quindi, fondamentale per non diventare ‘spam’ per i propri target. Un giornalista che si occupa di notizie economiche può non aver piacere a ricevere i lanci relativi alla tua ultima capsule collection. Qualora venga inondato di email non desiderate, potrebbe decidere di mettere il tuo indirizzo nello spam e questo non ti permetterà di comunicare con lui quando sarà il momento di informarlo sulla prossima apertura del tuo nuovo flagship store.

Aggiornare le informazioni

Per evitare errori imbarazzanti, è necessario monitorare costantemente i contatti stampa, a  maggior ragione prima del lancio di un comunicato stampa. Oggi più che mai, nel settore ci sono continui turnover, collaboratori a tempo determinato, chiusure inattese di testate, etc. D’altro canto, su online e social trovano spazio tante altre voci.

Tutto questo rende il lavoro di aggiornamento delle informazioni da parte del team comunicazione estremamente difficile.  Esistono fornitori di database, i cui servizi sono stati ottimizzati negli ultimi anni e che permetteranno alle imprese di non sprecare il proprio tempo nel reperire dettagli aggiornati.

Personalizzare i messaggi

Chi lavora nel team comunicazione stabilisce delle relazioni personali con i giornalisti. Molto spesso, però, i team sono numerosi e, quindi, risulta difficile sapere quali attività stia portando avanti ciascun PR con quel determinato editor.

Per far sì che tutti siano a conoscenza di tutti i messaggi inviati a quel certo giornalista è necessario lasciarne traccia nel database. Includere una nota visibile a tutto il team e caricarla su una piattaforma condivisa, eviterà la replica di telefonate che tanto innervosisce i giornalisti, migliorando così la relazione.

Ti abbiamo appena spiegato come poter organizzare e gestire al meglio un database giornalisti. Che ne dici di iniziare a farlo?