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Come costruire e mantenere aggiornato il tuo database di giornalisti

Gina Gulberti

database di giornalisti 1

Il database dei media e dei giornalisti è, per qualsiasi dipartimento di comunicazione, il pilastro della sua attività di diffusione. Prima di lanciare una campagna, bisogna stabilire degli obiettivi concretia quali media o giornalisti vogliamo arrivare? Ci interessa di più apparire in un blog e sui social media o sui media tradizionali? Come vogliamo essere citati su questi media…? Si tratta di una considerazione iniziale grazie alla quale potremo suddividere i nostri sforzi quando vorremo aggiornare i contatti del nostro database e stabilire un dialogo personale con i giornalisti. Nella maggior parte dei casi si potrebbe evitare di trascorrere ore ed ore al telefono per verificare un indirizzo, semplicemente seguendo alcune delle indicazioni che ti daremo qui di seguito.

Innanzitutto dai uno sguardo a quali sono gli errori più comuni nella gestione di un database di contatti stampa. Ne commetti alcuni? Allora prendi nota di queste tre frasi per migliorare la qualità del tuo database:

Segmentazione dei tuoi contatti stampa

Per organizzare il tuo database devi iniziare a stabilire livelli o categorie. Non solo generiche per definire media offline, online, generalistici e specializzati, ma anche sottocategorie che ti permettano di costruire segmenti più ridotti in funzione di campagne di comunicazione più specifiche.

Ad esempio se la tua impresa si dedicasse al settore della moda, il tuo database probabilmente sarebbe diviso in grandi segmenti del tipo: riviste di moda offline, programmi TV, edizioni digitali, media online, blogger, etc. Senza dubbio, la cosa più utile in ciascuno di questi segmenti sarebbe quello di stabilire delle sottocategorie del tipo “trucco”, “parrucchiere”, “calzature”, “bloggers + abbigliamento”, “bloggers + cosmetici”, etc. Tieni conto che non tutti i bloggers parlano solo di capi di moda, ma ci sono anche quelli interessati solo al trucco, alle acconciature etc. Così come all’interno dello stesso medium si possono trovare diverse sezioni e temi e dunque sono diversi i giornalisti che si dedicano a ciascuna di queste. Poterli segmentare renderà più agile il nostro lavoro quando vogliamo aggiornare le loro informazioni di contatto e ci permetterà di rendere ancora più efficace l’invio dei nostri messaggi senza dover generare spam nella casella di posta di altri giornalisti dello stesso medium.

Attraverso la piattaforma di Launchmetrics puoi stabilire questa ipersegmentazione grazie alle parole chiave o etichette, realizzare ricerche avanzate in modo rapido ed esportare i contatti ottenuti in una tavola di Excel. In questo modo risparmierai il tempo che comporta portare a termine la segmentazione in modo manuale.

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Evitare di essere pubblicato su “#Nutriaerasmus”

I media e i giornalisti ricevono ogni giorno un’infinità di comunicati stampa sui temi più diversi. La categorizzazione del tuo database di contatti stampa diventa di un’importanza fondamentale precisamente per questo motivo: per non diventare ‘spam’ per i propri target.

La mancanza di segmentazione è stata proprio la causa di un incubo vissuto da un dipartimento di comunicazione … Una notizia intitolata “#Nutriaerasmus: le nutrie dal collo maculato ‘invadono’ i media in agosto” ha finito per occupare una delle pagine della web “PR Noticias”, specializzata in tema di comunicazione, marketing e media. La notizia di per sè proveniva dal dipartimento di comunicazione del Bioparc, ma invece di diventare una vera notizia, si è trasfromata in una critica al dipartimento che ha peccato di non aver segmentato bene i contatti.

Aggiornamento delle informazioni dei giornalisti

É necessario portare avanti un monitoraggio periodico dei tuoi contatti stampa, specialmente prima del lancio di un comunicato stampa o di una campagna di comunicazione. Oggi più che mai, i mezzi di comunicazione sperimentano continui cambiamenti nella loro struttura e probabilmente il giornalista che oggi lavora per una sezione di economia, domani lo troveremo nella sezione internazionale; nelle redazioni molta gente lavora a tempo determinato, chiudono molti media o riducono il personale etc. Allo stesso tempo, Internet ha spinto alla nascita di un numero infinito di nuovi attori creatori di notizia come i blogger.

Tutto questo rende molto difficile il lavoro del dipartimento di comunicazione, le cui risorse e il personale ridotto rendono quasi impossibile il costante aggiornamento di tutti i loro target. Esistono fornitori di database, i cui servizi sono stati molto ottimizzati negli ultimi anni e che permetteranno alle imprese di concentrarsi di più su altre funzioni del dipartimento come la pianificazione delle campagne.

Personalizzazione

Esistono una serie di media e di giornalisti con i quali i dipartimenti di comunicazione stabiliscono relazioni dirette, sia perchè si tratta di target di livello 1 di segmentazione sia perchè è stata già stabilita una relazione personale con loro in altri eventi o azioni precedenti. Ci sono squadre grandi e piccole, dove è molto difficile venire a conoscenza dell’ l’attività che ciascuno dei componenti ha avuto con determinati giornalisti.

Affinchè tutti i membri del dipartimento sappiano di che trattano queste conversazioni è necessario lasciarne una traccia nel nostro database. Includere una nota visibile per tutto il team e caricarla su una piattaforma sincronizzata, eviterà la replica di telefonate che tanto innervosisce i giornalisti e migliorerà il contatto con loro.

Adesso conosci le tre forme per costruire e aggiornare il tuo database di giornalisti, cominciamo ad applicarle ?

 

Gina GulbertiVICE PRESIDENT OF DIGITAL MARKETING

Gina è un'appassionata di storytelling. Copywriter e specilizzata in strategie di comunicazione, si occupa di gestire le azioni di marketing digitale di Launchmetrics, in qualità di Vice President of Digital Marketing. Quando non sta pensando alla sua prossima strategia comunicativa, puoi trovarla in viaggio, scrivendo su blog o facendo yoga!

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