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Cómo crear un ‘seating plan’ perfecto

¿Alguna vez te has preguntado cómo puedes lograr organizar eventos para tu marca que generen un impacto suficiente para llegar a los titulares? Piénsalo: la reina Isabel II, sentada junto a Anna Wintour en la London Fashion Week. Todo se reduce a conseguir un seating plan (o plano de asientos) único.

No obstante, organizar el seating plan es una de las partes menos glamurosas y más frustrantes de un evento. La complejidad de con quién sentar a los invitados, los cambios de última hora y el pánico al olvidar asignar un asiento a un VIP pueden ser abrumadores. Afortunadamente, los seating plan digitales pueden ayudarte a crear la mejor experiencia para los invitados con una fracción del estrés habitual.

Evita una crisis con el seating plan

Todos los eventos, independientemente de lo bien que se hayan organizado, siempre acarrean sorpresas. Invitados que confirman su asistencia después de la fecha límite o un VIP que pide asientos extra para su séquito. Los cambios de última hora obligan a reorganizar los asientos de forma inmediata, lo cual puede provocar errores, como sentar a una celebrity que sea embajadora de una marca junto a un periodista de una revista del corazón que quiere una primicia y que puede convertir la experiencia en una pesadilla para tu talento.

Evita los errores de última hora con un seating plan digital que te permita reorganizar rápidamente a los invitados, modificar asientos en función de los cambios de estado y comprobar minuciosamente si has sentado juntas a las personas correctas.

Estarás seguro de que todos los invitados están satisfechos con su asiento y evitarás el peor de los escenarios, como sería sentar por error a Taylor Swift junto a Kanye West.

Crea un público que genere impacto

La mejor manera de generar ruido alrededor de tu evento es mediante los invitados, por lo que resulta fundamental sentarlos de forma que se maximice la conversación. Los seating plan digitales te permiten clasificar y asignar un color fácilmente a los invitados-VIP, redactores, bloggers, compradores e influencers para obtener una referencia visual rápida.

De esta forma, evitarás sentar juntos a redactores de publicaciones rivales o a un VIP en la última fila. La clasificación por colores también ayuda a ubicar una combinación estratégica de personas en cada sección o mesa de tu evento con el fin de provocar conversaciones y ruido.

Mantén intacta la reputación de tu marca generando una experiencia inolvidable para cada tipo de invitado mediante la asignación de asientos. Aunque pueda parecer una tarea sencilla en el proceso de planificación del evento, lo cierto es que podría hacer que los invitados perciban tu evento o tu marca como un éxito o como un fracaso.

Repite los seating plan en tu próximo evento

El mundo de la moda, el lujo y la cosmética se mueve muy rápido; nunca hay un momento de descanso, ya que después de cada evento hay otro que se debe organizar. No te deshagas aún del anterior plano de asientos, podría ahorrarte tiempo para preparar el siguiente evento.

Con el archivo digital, puedes aprovechar tus mejores planos de asientos y actualizarlos para futuros eventos. Aunque puede resultar complicado para marcas como Chanel, que siempre rediseña la disposición del Grand Palais para su desfile, resulta perfecto para lanzamientos de productos o cenas que cuentan con distribuciones de asientos similares.

Basta con duplicar el anterior plano de asientos y añadir mesas o sillas según sea necesario. De esta forma, podrás conseguir la disposición de asientos idónea en mucho menos tiempo.

seating chart

Ahora que has conseguido un seating plan perfecto, ¡estás listo para organizar el evento más candente del año! Si quieres más consejos sobre planificación de eventos, no te pierdas el checklist para la planificación de eventos de marcas de moda.

Launchmetrics Content Team

El equipo de contenidos de Launchmetrics está siempre a la caza de nuevas tendencias en el sector de la moda y la tecnología. Somos unos 'geeks' con estilo ¡y unos amantes de las buenas historias! ;)

Y tú ¿qué opinas?Cuéntanos tu punto de vista, sugerencias, o cualquier comentario que quieras dejarnos relacionado con este contenido

 

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