5 consigli estivi alle agenzie di PR e comunicazione

Ci siamo ! Agosto ! L’estate è arrivata, la calma regna sovrana nel vostro ufficio e nelle agenzie di comunicazione e PR : gli eventi, i comunicati stampa e le email si riducono durante l’estate. È arrivato quindi il momento di approfittare di questi momenti di pausa per fare quello che non abbiamo avuto il tempo di fare durante l’anno: fare un ripasso delle cose fatte e non fatte, riflettere sulle deadline per il rientro, e proporre  nuovi obiettivi per il prossimo semestre. Poco importa dove lavoriate, se in agenzia o nell'ufficio di comunicazione di un’azienda, prima di cominciare, è importante porsi le seguenti domande:

• Quali sono gli obiettivi raggiunti questo primo semestre ?
• C’è stato un vero lavoro di squadra tra i diversi settori ?
• Cosa avremmo potuto fare e non abbiamo fatto ? Es: progetti esterni, interni
• Che direzione vogliamo intraprendere? Es : obiettivi, sfide, miglioramenti…

Da un punto di vista aziendale, è importante analizzare i risultati della vostra strategia di comunicazione:

• Ho posizionato in maniera adeguata la mia azienda o il mio brand?
• Ho inviato il messaggio giusto al target giusto?
• Ho raggiunto i media e gli influencer che mi interessano ?
• Ho scelto bene  il mio target ?

Bene, dopo aver risposto a queste domande insieme al vostro staff, è ora di passare all’azione! Comunicatori, professionisti delle PR, manager degli uffici di comunicazione, consulenti freelance… ecco 5 compiti da realizzare quest’estate :

1. Creare un report del primo semestre

E importante analizzare i nostri risultati prima di mettere in opera una nuova strategia di comunicazione o un riorientamento della nostra attività. Approfittate del mese di Agosto per creare un rapporto dettagliato delle vostre azioni e dei risultati durante i primi sei mesi dell’anno. Avete concretizzato tutte le azioni previste? Qual’è stato l’impatto dei vostri eventi? Che pubblico avete effettivamente raggiunto? Chi sono gli influencers chiave o i giornalisti che hanno contribuito a posizionare il messaggio della vostra azienda?

Con tutti questi dati in tavola, potete ora prendere le distanze e valutare in maniera più obiettiva quello che ha funzionato e quello che non ha funzionato, le azioni che hanno avuto più impatto e quelle che meritano di essere riviste.

2. Organizzate delle " riunioni feedback " con i diversi settori della vostra azienda 

I miglioramenti delle performance aziendali non possono farsi solo nell'ufficio di comunicazione, e ricordiamoci che non siamo qui solo per costruire il brand e gestire la reputazione della nostra azienda, ma anche per aiutare gli altri settori ad ottimizzare il loro lavoro. Per esempio, generare contenuti di qualità puo’ essere utile al settore commerciale, come al Servizio di Customer Care. Questo tipo di risorsa rafforza la posizione del nostro marchio come punto di riferimento nel proprio settore e dovrebbe aiutare i clienti a comprendere meglio il nostro business.

Approfittate di queste settimane di calma per incontrare gli altri settori della vostra azienda. Mostrate loro le azioni che sono state fatte durante il primo semestre e chiedete la loro opinione: le strategie hanno catturato l’attezione dei potenziali clienti? Come sono viste queste azioni dall'Ufficio Vendite? Il messaggio e la percezione dei clienti e potenziali clienti è coerente? I vostri contenuti hanno attirato la loro attenzione?

Appuntate tutti i commenti dei vostri colleghi e integrateli nell’analisi semestrale dell'anno corrente.

Sarà l’opportunità ideale per proporre nuovi progetti, in collaborazione con gli altri servizi. Per esempio, perché non considerare una strategia di employer branding da realizzare con le risorse umane per migliorare la reputazione aziendale partendo dall'interno?

3. Aggiornate il vostro database di giornalisti e influencer

Con un’agenda sempre piena, è difficile trovare il tempo per mettere in ordine le liste di giornalisti e influencer. Sappiamo che durante l'anno, il ritmo dell'ufficio di comunicazione può essere intenso e spesso trascuriamo l'organizzazione del nostro database. Approfittate dell’ estate per rimediare! Raggruppate i vostri giornalisti di riferimento in un’unica lista. Esaminate i risultati ottenuti nel corso dell'anno e assicuratevi di aver trovato i giornalisti e gli influencer che hanno parlato del vostro brand; aggiornate i loro contatti inserendo il numero di telefono e l'indirizzo e-mail; ampliate il vostro cerchio di influencer, utilizzando parole chiave che non aveva usato prima.

4. Programmate il vostro calendario PR per il secondo semestre

Vi è probabilmente già successo di ritrovarvi con una serie di eventi e il lancio di un nuovo prodotto last minute. Non possiamo sfuggirne, ma avere un calendario delle azioni e degli eventi più importanti potrà essere utile per organizzarci meglio e gestirli in maniera in modo più efficiente (e quindi ottenere migliori risultati). L'ideale è stabilire un calendario basato su:

• Nuovi prodotti/servizi nei prossimi mesi.
• Cambiamenti significativi dell'attività economica o nella struttura della vostra azienda che potrebbero interessare il vostro settore. Questi primi due punti riguardano la comunicazione aziendale della vostra attività.
• Eventi interni ed esterni ai quali partecipare. Prendete il tempo di guardare quali sono gli eventi del vostro settore che avranno luogo nei mesi a venire e integrateli nella vostra agenda.
• Eventi/momenti importanti nel vostro settore o attualità sulle quali la vostra azienda potrebbe comunicare, attraverso la creazione di nuovi contenuti e per rinforzare il vostro marchio.
• Sviluppo di contenuti, come case study, elementi importanti della vostra comunicazione.

Ricordate che l'obiettivo non è solo quello di inviare comunicati stampa, ma creare contenuti di qualità per attirare l'interesse del target di riferimento e gli influencers del vostro settore.

L'estate può essere anche il momento propizio per fare un monitoraggio dei concorrenti (benchmarking). Questo vi permetterà di ispirarvi nella creazione dei prossimi contenuti e comunicazioni, identificare chi parla dei vostri concorrenti, quali strategie sono messe in opera, e individuare le migliori pratiche per essere competitivi sul vostro mercato. Nel nostro articolo "Guida per monitorare e analizzare la concorrenza (benchmarking) su Internet", troverete alcuni suggerimenti per creare un sistema di monitoraggio e definire meglio la vostra strategia di comunicazione.

5. Analizzate la vostra strategia di content marketing

Con l'avvento dei nuovi media, la reputazione di un’azienda non è solo frutto della copertura mediatica. Sempre più spesso, il "Dircom" o responsabile della comunicazione è anche il responsabile dei contenuti online creati dalla sua azienda attraverso il blog aziendale e altre piattaforme online. Pertanto, dobbiamo attribuire grande importanza al contenuto generato e distribuito dalla nostra azienda online.

Potete cominciare facendovi le seguenti domande :

• Il contenuto che proponiamo è coerente con il nostro posizionamento?
• Abbiamo raggiunto il nostro target con questo tipo di contenuto?

Le risposte a queste domande potrebbero essere integrate ai feedback ottenuti dai colleghi degli altri servizi. Successivamente, potreste applicarvi nella ricerca di nuove parole chiave che riguardano il vostro settore, per identificare tematiche nuove per contenuti interessanti e cominciare a produrli. Sentitevi liberi di organizzare una sessione di brainstorming con lo staff responsabile della produzione per discutere insieme di nuovi formati e temi da sviluppare durante la seconda metà dell'anno.

Queste sono solo 5 cose che potrete fare durante l’estate, ma forse ne avete altre da suggerirci. Volete condividerle con noi? 😉