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Come gestire la comunicazione per i tuoi eventi di moda

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Carlo Rosato

Gli eventi, si sa, sono tra i momenti più attesi all’interno dell’industria della moda. Che siano le sfilate durante la settimana della moda o party esclusivi con Influencer per la promozione di un nuovo prodotto, sono occasioni che tutti aspettano.

Tuttavia, solo chi sta dietro un evento, conosce il carico di lavoro che questo comporta in termini di logistica: i contenuti, gli inviti da preparare, il sitting plan…Affinché un evento riesca con successo, ci sono alcuni passi fondamentali da seguire: gestire la comunicazione e il piano di relazioni pubbliche, la gestione dell’evento sul momento, il follow-up o monitoraggio per non perdere l’impatto e le opportunità generate.

Per fare chiarezza sul tema, oggi parleremo di come gestire la comunicazione a seconda dei diversi tipi di eventi e come renderli un successo!

1. Le Sfilate

La settimana della moda è il periodo dell’anno più atteso da tanti professionisti del settore. Ogni anno, questo tipo di eventi cercano di stupire sempre più, con proposte innovative e location da sogno. Tuttavia, la grandezza di questi eventi è direttamente proporzionale al carico di lavoro che richiedono; oggi però la tecnologia si presenta come un alleato prezioso che facilita le nostre mansioni.

Per questo tipo di eventi la collezione fa da protagonista, ma sono i giornalisti, stylist, influencer e altre celebrities coloro che daranno risonanza al brand. Il processo degli inviti è fondamentale. Prima di tutto, la selezione degli invitati. Se fino a qualche anno fa il circolo di persone che presenziavano ai fashion show era definito e poco variabile, la situazione è radicalmente cambiata: invitare il giusto influencer può rivelarsi chiave per il successo della tua collezione. Per fortuna, ci sono strumenti che ti permettono di capire quali figure possono apportare maggiori vantaggi alla tua marca.

Passaggio successivo: Creazione e invio dell’invito. Per questo tipo di occasione gli inviti sono sì formali, ma in molti puntano sulla creatività e sul glamour: l’invito alle sfilate è come una chiave unica che ti permette di accedere all’esclusività della moda. È importante che le informazioni siano chiare e concise: brand, giorno e luogo della sfilata.

Ad oggi, ci sono tecnologie che permettono di agire in maniera phy-gital: strumenti di gestione eventi ti permetteranno di organizzare l’evento a 360 gradi, partendo dalla gestione ‘digitale’ della sfilata, fino al processo fisico del check-in.

Quali sono i vantaggi?

  • Importare liste di invitati e mandare inviti personalizzati
  • Gestione dell’RSVP, per sapere chi ha confermato o meno la propria partecipazione
  • Organizzare e gestire il seating plan in tempo reale, potendolo modificare anche durante la sfilata
  • Effettuare check-in rapidi grazie alla tecnologia RFID
  • Monitore in tempo reale l’evento e poter ottenere metriche una volta terminato

Terminata la sfilata, è il momento di sfruttare al massimo le attività di comunicazione affinché la collezione appena presentata raggiungo un pubblico vasto e di qualità. Avere a disposizione uno showroom digitale ti permette di mandare a stampa, giornalisti e contatti di valore i look della tua collezione con un semplice click.

Ricorda: che otteniate una pubblicazione su Vogue, uno shooting importante o collaboriate con un Influencer per dar visibilità al frutto del vostro lavoro monitorate sempre i risultati: solo così saprete i benefici concreti apportati e potrete sviluppare i progetti futuri di conseguenza!

2. Il press day

Chi lavora all’interno del mondo della moda, conosce bene l’importanza di queste giornate, dove i brand presentano la loro ultima collezione. In occasione di un evento così importante, il tipo di comunicazione deve essere adeguato: si tratta dell’invito formale per i media e i giornalisti. È un documento che viene inviato con anticipo affinché i giornalisti possano incorporarlo senza problema nel loro piano editoriale. Possiamo inviarlo dalle due settimane prima, fino a un mese prima, per eventi importanti di una giornata intera o previsti da molto tempo.

Questo tipo di invito dovrebbe essere un documento diretto, chiaro e conciso, senza spiegazioni eccessive o testo. Con una sola lettura, il giornalista dovrebbe avere chiaro l’oggetto dell’invito, la marca che l’organizza, così come le persone che vi partecipano, il programma, il luogo, la data e l’ora.

Un press day è solitamente su invito, è quindi importante includere, all’interno dell’invito l’RSVP, ovvero la possibilità di confermare o meno la partecipazione all’evento.

Esistono due formati, l’invito classico allegato all’email, o ancora meglio, il formato HTML, come quelli utilizzati per le newsletter, più visive, e alla quali il destinatario può confermare direttamente (e facilmente) la sua disponibilità all’evento in questione.

Un ruolo fondamentale viene giocato dal comunicato stampa: il documento ufficiale che comunica le novità proposte dal brand. Pensate bene al messaggio che volete veicolare. Il contenuto deve essere chiaro, evidenziare i punti forti della collezione ed essere sempre in linea con il tone of voice del brand.

3. Eventi con Influencer 

Sempre più brand optano per questa tipologia di eventi per la promozione di un prodotto o collezione. Sicuramente non avranno la visibilità di una sfilata durante la fashion week, ma, se ben organizzati, gli eventi con gli influencer possono apportare enormi benefici ai brand. Il canale di comunicazione principe di questo tipo di eventi sono i social media, campo da gioco in cui si muovono gli opinion leader digitali. Il primo passo è, ovviamente, la scelte dell’Influencer (o degli Influencer). Assicurati di collaborare con qualcuno che impersoni i valori del prodotto che vuoi promuovere e che si rivolga al tuo target di interesse. La comunicazione con il tuo target finale passa attraverso la comunicazione con il tuo/i tuoi influencer. Per far invaghire il beniamino digitale del tuo progetto, sorprendilo, coccolalo e offrigli un’esperienza personalizzata. Fagli provare il tuo prodotto: che sia un regalo o un campione di prodotto inviato, l’esperienza concreta è fondamentale.

Se scocca l’amore con il tuo influencer, il gioco è fatto. Non c’è nulla di più efficace di un vero brand ambassador! Anche in questo caso, pensa che l’evento fisico si deve muovere anche attraverso lo spazio digitale. Scova su quali canali è presente il tuo target e scegli con cura gli hashtag da dedicare al tuo evento. Così facendo, il tuo Influencer potrà sponsorizzare il tuo evento e il tuo prodotto durante l’evento e anche i partecipanti faranno altrettanto. Inoltre l’hashtag di permette di monitorare tutte le menzioni che riceverai, sapendo se sono di valore o meno!

 

Le azioni di comunicazione sono fondamentali affinché il messaggio che vuoi comunicare arrivi chiaramente al tuo target. Cura ogni aspetto e sfrutta le opportunità che le soluzioni tecnologiche possono offrirti. Ricorda: il segreto sta sempre nel combinare le tue comunicazioni digitale con le azioni ‘offline’ per una strategia che funzioni a tutto tondo! Ogni buon piano di comunicazione inizia con la progettazione delle strategie ‘on’e ‘off’ e finisce con il monitoraggio dei risultati.

Vuoi raccontarci in che modo gestisci il tuo piano di comunicazione per eventi? Hai qualche suggerimento da aggiungere? Faccelo sapere nei commenti! 😉

 

 

Carlo Rosato

Cresciuto di fronte al mar Mediterraneo nella bella e calda Sicilia, Carlo è partito alla scoperta del mondo all'età di 19 anni, affamato di nuove esperienze internazionali. E dopo aver vissuto a Milano, Londra e Buenos Aires, adesso si trova nel nostro ufficio di Madrid, dando supporto al team di marketing. Si considera una persona curiosa, felice di ascoltare i racconti delle persone dalle quali trae ispirazione mentre scrive la sua.

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