Come organizzare eventi fisici sicuri al giorno d'oggi: dal fast check-in al seating digitale

Giustina Ciccariello

Sappiamo tutti quanto il 2020 sia stato critico per l’industria della moda, a causa della pandemia. Migliaia di campagne sono state posticipate o cancellate, i negozi fisici sono stati chiusi per mesi e, naturalmente, molti eventi fisici e le settimane della moda sono state sospesi. Da allora, l’organizzazione degli eventi è diventata un compito quasi impossibile per molti dipartimenti di PR e marketing.

Ma al tempo stesso, mentre tutto questo accadeva, si stava incosapevolmente aprendo la porta agli eventi virtuali. L’industria ha iniziato così ad indagare e sperimentare tutte le possibilità di questo format, che fino ad allora era stato un semplice complemento dell’ambiente fisico. Launchmetrics è stato un partner strategico della Féderation de la Haute Couture et de la Mode di Parigi, per garantire che le settimane della Haute Couture di e la Moda Uomo si tenessero comunque nel giugno del 2020, anche se in un formato virtuale.

Un altro dato molto rappresentativo che mostra l’interesse crescente che hanno avuto gli eventi virtuali può essere osservato nella crescita delle recensioni di G2, nella categoria delle piattaforme di eventi virtuali che sono aumentate più del 2.700% da maggio 2020:

Riaprire le porte all’organizzazione degli eventi phy-gital

Durante l’ultima stagione presentata a giugno, abbiamo visto il marchio italiano Armani, tornare alla sfilate dal vivo; anche Valentino e Saint Laurent hanno ripreso i loro primi eventi fisici dopo la pandemia. E la maggior parte delle Settimane della Moda di questa nuova stagione prevede sfilate fisiche combinate con una serie di contenuti digitali rilasciati sulle loro piattaforme online.


“Non credo che la soluzione sia affidarsi interamente al digitale… La settimana della moda è un’occasione sociale fondamentale per il settore… Deve rimanere una rete che riunisca i grandi e i piccoli, e offrire a tutti, nello stesso momento, la possibilità di presentare il proprio lavoro.”

Giorgio Armani, Marzo 2021

La realtà è che l’industria ha visto che gli eventi fisici sono necessari, anche con un pubblico molto limitato e piccolo. Quindi, quali sono le principali sfide che dobbiamo affrontare nell’organizzazione di eventi fisici oggi?

  • Eventi fisici, ma ridotti. Come già detto, questa è una realtà. Le molte restrizioni che esistono nelle città di tutto il mondo (distanza sociale, mascherine, ventilazione, ecc.) rendono gli eventi possibili solo con un numero molto piccolo di partecipanti al momento. Ma se c’è qualcosa che abbiamo imparato nell’ultimo anno, è che le piattaforme digitali possono essere uno strumento molto potente per amplificare questi eventi, massimizzando il loro impatto e facendoli raggiungere il pubblico di tutto il mondo, indipendentemente dalle restrizioni fisiche.
  • Trovare i giusti alleati tecnologici. Essere online per estendere l’impatto dei tuoi eventi fisici non significa solo avere un account su Instagram o Facebook e pubblicare sui social network. Organizzare una trasmissione virtuale dal vivo richiederà una logistica adeguata. Avrete anche bisogno di strumenti per misurare l’impatto cross-channel, cross-Voice e cross-market, perché nello stesso modo in cui tracciate l’efficacia degli eventi fisici con la percentuale di presenze finali, per l’online dovrete capire perfettamente la performance delle vostre strategie a 360 gradi.
  • La sicurezza degli ospiti agli eventi fisici è più importante che mai. Organizzare piccoli eventi fisici darà ai vostri spettacoli un valore di esclusività unico, tuttavia, i vostri partecipanti devono sentirsi comodi e sicuri. A prescindere dalle restrizioni nelle diverse città, ogni persona ha una sensibilità molto diversa in seguito alla pandemia che dovrete considerare. Quindi, ora più che mai, NON potete permettervi errori organizzativi o logistici.

Per tutte queste ragioni ed elementi, ci sono strumenti e tecnologie che possono aiutarvi a gestire e mantenere il controllo in modo continuo.

3 modi per offrire ai tuoi ospiti un’esperienza sicura durante l’organizzazione di eventi fisici

Ingresso sicuro ai tuoi show

L’era degli inviti di carta e degli scambi di questi all’entrata dello show è finita. Dopo la pandemia, è importante evitare tutti questi processi manuali per la sicurezza e l’igiene dei vostri ospiti. I codici a barre o la tecnologia RFID possono aiutarvi a generare un’esperienza molto più fluida al check-in dei vostri eventi. Immaginate che i vostri ospiti debbano solo accedere con un codice a barre sui loro telefoni cellulari, che viene facilmente scansionato dal personale del vostro marchio. O che gli stessi inviti cartacei, incorporino un tag RFID nascosto: semplicemente portando il loro invito, le antenne all’ingresso del vostro spettacolo registrerebbero automaticamente l’ospite. Nessun contatto, nessuno scambio, e tutto rimane al sicuro.

Seating digitale con assegnazione dei posti a sedere automatica

Un altro processo noioso e manuale di un evento fisico è di solito l’assegnazione dei posti. Avere una o più persone dedicate a questo passo, utilizzando una mappa dei posti stampata che viene passata da una mano all’altra, per un pubblico ridotto e in un momento in cui prevale la distanza sociale, non è ottimale.

Digitalizzando il vostro processo di ingresso allo show, potete anche automatizzare molte cose come l’assegnazione dei posti. Immaginate che i vostri ospiti, non appena passano il check-in dell’evento, ricevano la fila e la posizione specifica del loro posto sul loro cellulare – molto più veloce ed efficace, giusto?

Seating plan example in Launchmetrics

Materiale della campagna o distribuzione immediata della raccolta via e-mail

Tutti conosciamo le sorprese o i cambiamenti dell’ultimo minuto che un evento o una sfilata possono presentare. A volte l’inizio dello show deve essere ritardato di qualche minuto, o altre volte per può capitare di dover comunicare comunicazioni in merito al cocktail post-show, e così via. Quindi avere un sistema digitale con tutti i vostri partecipanti registrati aggiornati in tempo reale vi permetterà di inviare comunicazioni immediate in qualsiasi momento a questi contatti in modo che lo ricevano subito sul loro cellulare.

Non c’è più bisogno di preoccuparsi di attendere i vostri ospiti uno ad uno, o di avere un assistente PR che li insegua. Con un paio di clic sarete in grado di comunicare con loro e inviare le informazioni necessarie.

Inoltre, tenete presente che con uno strumento di gestione degli eventi potreste programmare la distribuzione degli asset della vostra collezione non appena finisce la sfilata (immagini di ogni stile, dettagli della collezione, contatti stampa…) e persino collegare questa comunicazione via email con uno showroom virtuale attraverso il quale i vostri ospiti potranno richiedere dei campioni.

Example of virtual and customizable showroom in Launchmetrics

Come avete visto, gli eventi fisici sono ancora possibili nonostante le restrizioni dovute alla pandemia. E potrete salvaguardare la sicurezza dei vostri ospiti grazie alla digitalizzazione di alcuni processi che prima erano manuali.

Inoltre, con un’alta percentuale di professionisti che dichiarano di avere ancora interesse a partecipare agli eventi fisici secondo Statista, sarà fondamentale prendere in considerazione tutti questi elementi.

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